La certificazione ISO 9001 è riconosciuta a livello globale come un benchmark di eccellenza per i sistemi di gestione della qualità (SGQ). Per molte organizzazioni, ottenere questa certificazione può portare ad una lunga lista di vantaggi: una maggiore efficienza, un miglioramento delle operazioni, un aumento della soddisfazione del cliente, un vantaggio competitivo sul mercato.
Ma andiamo alla questione principale che affrontiamo oggi sulla certificazione ISO 9001: come ottenerla? Quali sono i requisiti per ottenere la certificazione ISO 9001?
Le risposte a queste domande sono esattamente ciò di cui parleremo in questo articolo.
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Come ottenere la certificazione ISO 9001: una panoramica sul processo di certificazione
Prima di addentrarci nei dettagli su come ottenere la certificazione ISO 9001, è fondamentale comprendere il processo di certificazione, che può essere suddiviso in sei fasi principali: comprensione, gap analysis pianificazione, implementazione, audit interno e audit di certificazione.
🔶FASE DI COMPRENSIONE DEI REQUISITI PER OTTENERE LA CERTIFICAZIONE ISO 9001🔶
Il primo passo per ottenere la certificazione ISO 9001 è comprendere i requisiti della norma. Non si tratta solo di leggere la norma ISO 9001, ma di capire come si applica alla vostra organizzazione.
Considerate come ciascun requisito può influenzare i vostri processi esistenti e quali cambiamenti potrebbero essere necessari.
Una volta compresi i requisiti, l'azienda dovrebbe svolgere una "gap analysis" per identificare le differenze tra i requisiti della ISO 9001 e le pratiche attuali dell'azienda.
🔶FASE DI GAP ANALYSIS🔶
1️⃣ Valutazione dell'Attuale Sistema di Gestione della Qualità
Dopo la comprensione dei requisiti della certificazione, il passo successivo è valutare l'attuale Sistema di Gestione della Qualità (SGQ) dell'organizzazione. Questo dovrebbe includere un esame di tutti i processi, politiche, informazioni documentate dell'organizzazione.
L'obiettivo è capire come l'organizzazione sta attualmente gestendo la qualità e come questi processi e standard si allineano ai requisiti della ISO 9001.
2️⃣ Identificazione delle Lacune
Una volta che l'organizzazione ha una chiara comprensione sia dei requisiti della ISO 9001 che del suo attuale SGQ, può iniziare a identificare le lacune.
Queste lacune rappresentano aree in cui il SGQ attuale dell'organizzazione non risponde completamente ai requisiti della ISO 9001.
Potrebbero includere mancanza di processi necessari, mancanza di documentazione o processi che non sono conformi ai requisiti della norma.
3️⃣ Documentazione delle Lacune
Tutte le carenze identificate dovrebbero essere documentate in modo dettagliato.
Questa documentazione dovrebbe includere una descrizione della lacuna, una spiegazione di come essa impedisce la conformità alla ISO 9001, e possibili soluzioni o azioni correttive per colmare la lacuna.
4️⃣ Creazione di un Piano d'Azione
L'ultimo passo è creare un piano d'azione per colmare le lacune identificate.
Questo piano dovrebbe delineare le azioni specifiche che l'organizzazione intende intraprendere, chi sarà responsabile dell'attuazione di queste azioni, e un calendario per quando queste azioni saranno completate.
🔶FASE DI PIANIFICAZIONE🔶
Dopo aver compreso i requisiti della ISO 9001, ed aver identificato le lacune, è tempo di iniziare a pianificare come implementare un SGQ che rispetti questi requisiti. Si tratta di sviluppare un piano dettagliato che descriva come la vostra organizzazione intende soddisfare ciascuno dei requisiti della ISO 9001.
Questo potrebbe comportare la formazione del personale, l'aggiornamento delle politiche e delle procedure esistenti, o l'implementazione di nuovi processi.
Durante la fase di pianificazione, il focus principale sarà sulla definizione dei processi chiave dell'organizzazione.
Questo implica la mappatura dei processi esistenti e l'identificazione di come questi si collegano ai requisiti della norma ISO 9001. Questo passaggio richiede un'analisi dettagliata e una comprensione approfondita sia dell'organizzazione che della norma ISO 9001.
Il piano deve poi dettagliare le responsabilità chiave, le persone che saranno coinvolte nell'attuazione del sistema di gestione della qualità e della sua manutenzione.
Inoltre, bisogna identificare le risorse necessarie per attuare il sistema. Questo comprende risorse umane, risorse tecniche e finanziarie. La disponibilità di queste risorse deve essere garantita per il successo dell'attuazione.
Ricordate, una buona pianificazione può rendere il processo di certificazione molto più gestibile.
🔶FASE DI IMPLEMENTAZIONE🔶
Durante la fase di implementazione, metterete in atto il piano che avete sviluppato durante la fase di pianificazione.
La fase di implementazione inizia con la creazione o l'aggiornamento degli standard necessari per rispondere ai requisiti della ISO 9001. Questi possono includere il controllo dei documenti, il controllo delle registrazioni, la formazione dei dipendenti, il monitoraggio e la misurazione, e l'analisi dei dati, i processi produttivi o di erogazione del servizio, i processi di approvvigionamento.
➡️ Un elemento chiave in questa fase è la formazione del personale. Tutti i dipendenti dovrebbero essere formati sui principi e sui requisiti della ISO 9001 e su come le loro responsabilità specifiche siano influenzate dal e influenzino il sistema di gestione della qualità. ⬅️
Una volta che gli standard sono stati implementati, dovrebbero essere testati per assicurarsi che siano efficaci. Questo può includere la conduzione di audit interni o l'uso di indicatori di performance chiave (KPI) per monitorare l'efficacia dei processi.
Infine, tutte le non conformità identificate durante l'implementazione devono essere affrontate attraverso azioni correttive (può includere l'aggiornamento degli standard, la nuova formazione del personale o l'aggiunta di nuove risorse).
Durante questa fase, è importante documentare tutto, poiché dovrete dimostrare la conformità durante l'audit di certificazione.
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🔶AUDIT INTERNO🔶
L'audit interno è una parte critica del processo di certificazione ISO 9001.
L'audit interno è una verifica dei processi interni dell'organizzazione per assicurarsi che stiano rispettando i requisiti della ISO 9001 e che siano effettivamente utilizzati dall'organizzazione.
Questa è un'occasione per l'organizzazione di identificare e risolvere eventuali non conformità prima dell'audit di certificazione esterno.
Durante un audit interno, un responsabile interno o un consulente esterno esamineranno tutti i processi rilevanti per il sistema di gestione della qualità (SGQ). Esamineranno la documentazione, parleranno con il personale e osserveranno le operazioni per assicurarsi che tutto sia in linea con i requisiti della ISO 9001 e che gli standard siano seguiti dal personale.
Se vengono identificati problemi o "non conformità", l'organizzazione dovrà prendere misure per risolverli.
🔶AUDIT DI CERTIFICAZIONE🔶
L'ultima fase del processo è l'audit di certificazione, che viene eseguito da un organismo di certificazione esterno. Durante questo audit, l'auditor valuterà il vostro SGQ per verificare la conformità ai requisiti della ISO 9001.
Questa verifica si compone di due fasi principali:
➡️ La prima fase, o Stage 1, è una verifica documentale del SGQ, inclusi gli standard, le informazioni documentate e il rispetto di eventuali leggi di prodotto o servizio.
➡️ La seconda fase, o Stage 2, implica una verifica pratica durante la quale l'auditor osserva i processi in azione, intervista i dipendenti e esamina i documenti pertinenti.
Se l'audit è superato con successo, l'organizzazione riceve la certificazione ISO 9001.
Altri aspetti importanti da considerare:
GESTIONE DELLE INFORMAZIONI DOCUMENTATE
Un aspetto importante della preparazione all'audit è assicurarsi che tutti i documenti necessari siano organizzati e facilmente accessibili.
Questo assicura che le informazioni siano facilmente accessibili, comprensibili e aggiornate, favorendo l'efficienza operativa e la conformità ai requisiti della norma.
Questo può includere i seguenti documenti:
➡️ Piano di Progetto per l'Implementazione ISO 9001: si delinea l'intero processo di implementazione, compresi gli obiettivi, i tempi, le responsabilità, le risorse necessarie e le principali fasi del progetto. Dovrebbe essere dettagliato e chiaro.
➡️ Campo di applicazione: descrive servizi, sedi e processi a cui si applica il sistema di gestione della qualità dell'organizzazione e come risponde ai requisiti della ISO 9001. Dovrebbe fornire una visione d'insieme del sistema di gestione della qualità e fungere da riferimento per l'organizzazione durante l'implementazione.
➡️ Standard documentati: sono informazioni dettagliate che descrivono come eseguire specifici processi o attività in conformità con la ISO 9001. Queste potrebbero includere la formazione del personale, l’audit interno, la gestione delle non conformità.
➡️ Politica della Qualità: è una dichiarazione formale dell’impegno dell'organizzazione nei confronti della qualità e delle strategie per massimizzarla.
➡️ Obiettivi della Qualità: sono obiettivi specifici e misurabili che l'organizzazione si impegna a raggiungere per migliorare la qualità (coerenti alla politica).
➡️ Informazioni documentate conservate: sono documenti che registrano specifiche informazioni o dati. Questi possono includere registri di audit interni, registri di formazione, registri di azioni correttive e preventive, e registri di non conformità.
SCELTA DELL'ENTE DI CERTIFICAZIONE
Scegliere il giusto ente di certificazione è essenziale per ottenere una certificazione ISO 9001 affidabile.
Alcuni fattori da considerare includono l'accreditamento dell'ente, la sua esperienza nel settore specifico, la reputazione, i servizi offerti e le tariffe.
Una ricerca approfondita e la consultazione con diversi organismi di certificazione aiuteranno a fare la scelta migliore per le esigenze specifiche dell'azienda.
Conclusione
In conclusione, ottenere la certificazione ISO 9001 è un obiettivo ambito per molte aziende desiderose di dimostrare il loro impegno verso la qualità e l'eccellenza operativa. Dalla comprensione dei requisiti ISO 9001, alla pianificazione e all'implementazione efficace del SGQ, ogni passo è cruciale nel processo per ottenere la certificazione ISO 9001 e i vantaggi che comporta.
Certo è che ottenere la certificazione ISO 9001, senza un supporto efficace, può richiedere un notevole impegno di tempo ed energie da parte dell'azienda: è necessario dedicare risorse per formare il personale, implementare i processi aziendali e standardizzare i processi più delicati.
Al fine di evitare di intraprendere un percorso che potrebbe risultare inutile, rivolgersi a esperti che si occupano di certificazioni ISO 9001 si rivela una scelta vincente.
Questo consente all'azienda di concentrarsi sulle proprie attività quotidiane senza distrazioni, di risparmiare tempo, denaro, e di garantire un processo di certificazione più efficiente e senza intoppi.
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