Cos'è una check list?
Quali sono i vantaggi nell'utilizzarla per le tue attività?
Quali indicazioni devi seguire per costruirne una utile?
Perché preparare una check list ISO 9001?
Vediamo di rispondere a tutte queste domande, con ordine.
Cos'è una check list?
Una check list (in italiano lista di controllo o elenco di controllo) è un qualsiasi elenco esaustivo di cose da fare o da verificare per eseguire una determinata attività.
E' una sequenza di passi da seguire per arrivare da un punto A a un punto B nel minor tempo possibile, con la massima efficacia possibile, senza perdersi nel percorso.
Hai presente la classica lista della spesa?
Ecco, no, non è proprio una check list, a meno che tu non mantenga il suo contenuto immutato nel tempo, invece di scriverla tutte le volta da capo.
La puoi utilizzare sia "a posteriori", per verificare se il processo o l'attività è stata condotta correttamente e per analizzare perché non ha raggiunto i risultati, o in prevenzione, come linea guida per lo svolgimento dell'attività.
I 5 vantaggi immediati di una check list
Le check list sono per lo più elenchi con caselle di controllo nella parte sinistra (o destra) della pagina, che permettono il segno di spunta dopo che l'attività è stata completata.
È naturalmente possibile che vengano utilizzati anche altri formati.
Affidarsi ad una check list completa, sintetica ed esaustiva, è il metodo più semplice e sicuro per portare a termine attività che prevedono molti passi e che richiedono particolare attenzione.
Se hai a disposizione delle check list ben fatte, questi saranno i vantaggi più importanti che potrai verificare:
ti aiuta a completare tutte le attività (non salterai mai un passaggio, se hai una buona check list);
ti indica la strada (è come guidare con o senza un navigatore, se hai una check list sai sempre dove sei e come arrivare a destinazione);
diminuisce lo stress (non devi ricordarti attività e processi, puoi svuotare la tua mente dalla preoccupazione di raggiungere il risultato e rilassarti concentrandoti sull'esecuzione);
aumenta la tua velocità (avendo pianificato già le attività da svolgere e le modalità, sarai più veloce, perché eviterai dimenticanze, ripetizioni, processi cognitivi per accedere alla memoria etc...);
Registra e migliora le tue prestazioni (conservare e analizzare nel tempo i risultati delle tue attività, in relazione alla qualità della pianificazione effettuata con la check list, ti permette di migliorarla sempre).
Come costruire una check list
La check list deve essere
sintetica: deve venire in aiuto all'attività, non complicarla, o il rischio è che non la utilizzerai o prenderai scorciatoie;
semplice, chiara e precisa: non deve lasciare adito a interpretazioni o dubbi;
leggibile: usa caratteri facilmente leggibili e di dimensioni adeguate;
“user friendly”: devi poterla facilmente reperire e devi poterla utilizzare sia in formato digitale, che cartaceo, all'occorrenza;
poka yoke ("a prova di errore"): somministrala a una persona che non è esperta dell'attività in oggetto, e chiedile se è comprensibile; il corretto utilizzo della check list non dovrebbe dipendere dalla competenza del singolo utilizzatore (come una buona ricetta di cucina dovrebbe essere comprensibile anche a chi non ha mai cucinato).
Perché preparare una check list ISO 9001:2015
Una check list ISO 9001:2015 adatta a Sistema di Gestione Qualità ti aiuterà, in fase di audit, nella raccolta delle evidenze di verifica.
Sarà come avere tutta la norma in formato SMART, sempre con te.
Fare gli audit diventa per te una passeggiata, perché una buona check list:
comprende TUTTI i requisiti della norma ISO 9001:2015;
ha requisiti sintetizzati per farti risparmiare tempo nella lettura, ma completi;
contiene, oltre ai requisiti sintetici, le evidenze documentali richieste e le note della norma che forniscono suggerimenti utili in audit;
la puoi usare sia per l’utilizzo a PC, che stampata.
Una check list ISO 9001:2015 è lo strumento ideale per:
condurre i tuoi audit interni con maggior velocità;
evitare dimenticanze e stress durante i tuoi audit;
assicurare che il tuo sistema sia conforme ai requisiti;
controllare durante gli audit esterni che l’auditor del tuo ente si attenga ai requisiti norma e non “divaghi";
conoscere alla perfezione tutti i requisiti della ISO 9001:2015.
L'ultima buona notizia?
Abbiamo una check list ISO 9001 pronta per te.
E' la stessa che usiamo anche noi, tutti i giorni, per gli audit ISO 9001 presso i nostri clienti certificati da enti accreditati.
Risparmia tempo, guadagna esperienza.