Obiettivi: se non sono scritti non esistono (dice anche Napoleon Hill)

Valerio Tavolazzi
20 mar 2019
Tempo di lettura: 4 min

Aggiornamento: 12 gen

Se hai un’azienda (o anche solo un progetto), conosci questa scena.

È lunedì. La settimana parte forte. Telefonate, urgenze, clienti, fornitori.

A fine giornata hai fatto mille cose… ma non sai dire se hai fatto la cosa giusta.

Qui nasce il tema di oggi: l’importanza di definire obiettivi.

Non per “motivarti”.

Per darti una mappa, una rotta, un percorso.

Domanda: come posso raggiungere i miei obiettivi?

Risposta: pianificali in dettaglio e scrivili

Sembra banale.

Ma, credimi, non lo è.

ISOFAIDATE nasce proprio per questo: trasformare cose complesse in azioni semplici e applicabili..

Da pochi giorni ho terminato di leggere, o meglio ascoltare, "La legge del successo" di Napoleon Hill (uno dei primi saggisti statunitensi che ha introdotto il genere letterario del successo personale): una lettura che consiglio spassionatamente, per certi versi attualissima, anche se datata 1928, un'opera visionaria, pubblicata come corso di studio composto da 16 lezioni, che anticipa la più celebre opera Pensa e arricchisci te stesso.

Mi sono stupito, in particolare, di quanto i temi trattati dall'autore siano frequentemente e strettamente collegati ai principi e ai requisiti dei sistemi di gestione.

Oggi vorrei parlare della lezione 2, intitolata "Uno scopo definito".

L'autore sostiene che le condizioni necessarie per realizzare un obiettivo, un progetto, un sogno di vita o di business siano:

identificare uno scopo ben definito e relativi piani dettagliati per raggiungerlo,
scrivere questo scopo e i piani di dettaglio,
nel definire i piani rispondere alle domande cosa, quando, perché e come
comunicare scopo e piani collegati agli altri membri dell'Organizzazione che devono comprenderli, condividerli e accettarli (firmarli).

Te li scrivo come li spiego spesso ai clienti.

Definisci lo scopo in una frase
Dove vuoi andare e perché ti importa.
Rendi l’obiettivo misurabile
“Migliorare” non basta. Serve “migliorare cosa, di quanto, entro quando”.
Scrivi il piano minimo
Tre azioni. Una scadenza. Una verifica. Le responsabilità.
Condividi con chi deve farlo vivere
Se le persone coinvolte non lo capiscono, non lo useranno. E l’obiettivo resta un foglio.
Monitoralo con il gruppo
Se non controlli come procede nel tempo scoprirai a scadenza di non averlo raggiunto.

Senza questi passi è complicato raggiungere gli obiettivi personali o aziendali che siano. Senza questi passi è difficile progredire e migliorare. Senza questi passi il successo si allontana.

Quotidianamente mi impegno a seminare questi concetti nel corso degli interventi presso i miei clienti, perché non sono sempre compresi appieno.

Obiettivi e piani per raggiungerli raramente vengono utilizzati in aziende di dimensioni medie o piccole. E quando ci sono spesso non sono dettagliati, né tantomeno scritti.

Il fatto curioso è che gli stessi passi sono citati nei requisiti delle norme dei Sistemi di Gestione. Prendiamo per esempio la norma ISO 9001, per i Sistemi di Gestione della Qualità.

Il requisito 5.2 richiede che la Direzione di una organizzazione stabilisca la Politica (che corrisponde chiaramente allo "scopo ben definito") per fissare gli obiettivi. La politica deve essere comunicata, compresa e scritta.

Il requisito 6.2 richiede che siano definiti obiettivi (che corrispondono chiaramente ai "piani di dettaglio") relativi a funzioni, livelli e processi coerenti con la politica e misurabili. Nella definizione degli obiettivi è necessario specificare cosa, quando, come, risorse e responsabile. Gi obiettivi e i piani devono essere scritti.

È evidente che la prima norma ISO 9001 sia stata scritta da Napoleon Hill nel 1928!

Gli stessi requisiti li possiamo trovare anche nelle altre norme di sistema di gestione: la 14001, la 45001, la 50001, e così via.

La metafora della nave mi sembra sempre molto azzeccata per raccontare la vita di una persona o di un’azienda.

Quando si salpa per il mare aperto lo si fa sempre avendo ben chiaro dove si vuole andare, la destinazione, perché il mare può essere calmo, ma anche in tempesta e le condizioni cambiano improvvisamente.

Non si rischiano mesi di viaggio senza una meta precisa.

Stabilita la meta in modo chiaro, il capitano deve definire in dettaglio, carteggiando, gli obiettivi dei giorni, delle settimane e dei mesi, che consentiranno di raggiungere la meta finale e deve condividerli con il suo equipaggio al fine di rendere chiari i compiti che distribuirà a ciascuno.

Vivere, o fondare un’impresa, è come salpare per il mare aperto.

Napoleon Hill ha studiato per oltre vent’anni i più grandi imprenditori americani del secolo scorso, tra cui Ford ed Edison.

Sono solo coincidenze?

La Scheda Obiettivo ISOFAIDATE

Qui sotto ti lascio un modello che puoi usare oggi.

È fatto per essere compilato in 10 minuti e poi usato davvero, non archiviato.

Coerente con l’idea di chiarezza e sottrazione: togliere ciò che non serve, lasciare ciò che fa crescere.

SCHEDA OBIETTIVO

1) Obiettivo (1 riga, misurabile):

Es. “Ridurre i reclami del 20% entro 90 giorni.”

2) Perché (1 riga, concreto):

Es. “Meno resi, meno tempo perso, clienti più soddisfatti.”

3) Cosa facciamo (max 3 azioni):

Azione 1: …
Azione 2: …
Azione 3: …

4) Entro quando (date):

Inizio: …
Check (settimanale o quindicinale): …
Valutazione finale: …

5) Responsabile (ruolo):

Es. Resp. Produzione / Resp. Commerciale / Resp. Qualità

6) Come misuro (1 indicatore):

Es. “N° reclami/mese” oppure “% consegne puntuali”

7) Chi deve saperlo (condivisione):

Es. “Produzione + Ufficio Acquisti + Commerciale”

Esempio compilato

Metto un esempio tipico da PMI manifatturiera, ma puoi copiarlo e adattarlo.

Obiettivo: Ridurre rilavorazioni del 15% entro 60 giorni.

Perché: Ogni rilavorazione brucia tempo e margine.

Azioni:

Standard operativo 1 pagina sul punto critico
Check 10 minuti a inizio turno per 2 settimane
Registro errori (1 causa, 1 azione)

Quando: oggi inizio, tra 2 settimane primo check, tra 60 giorni verifica finale
Responsabile: Capo reparto
Indicatore: ore di rilavorazione/settimana
Condivisione: reparto + manutenzione (se serve)