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Protocolli COVID e Sistemi di gestione: quanto e quando conviene l'integrazione?



L'integrazione dei processi di differenti sistemi di gestione, è cosa buona e giusta.


Diversi sono i vantaggi, che ti mostrerò.


Tuttavia, nel caso di attività temporanee, necessarie per gestire singole situazioni o emergenze che prevedibilmente avranno evoluzioni veloci (come nel caso dei protocolli COVID di questo tempo), è sempre un vantaggio perseguirne l'integrazione a Sistema?



I vantaggi dei Sistemi di Gestione Integrati


Molti sono i vantaggi dell'integrazione di processi, scopi ed obiettivi dei diversi sistemi di gestione aziendale.


Un esempio banale, ma estremamente chiaro: quali vantaggi comporta gestire la selezione e formazione del personale attraverso due processi separati, uno per gli aspetti di qualità e un'altro per gli aspetti di sicurezza, considerato che ogni persona che lavora per l'azienda dovrà essere competente in entrambi gli ambiti?


Duplicare attività e risorse non è mai un bene per l'azienda.


Ma l'integrazione è anche una questione strategica, culturale e di approccio al business.


I vantaggi dell'integrazione sono molti e non devi mai trascurarli:

  • sviluppare una cultura e una visione di business sostenibile per l'impresa (valore per il cliente, valore per la persona, valore per l'ambiente naturale) condizione necessaria per un successo di lungo periodo;

  • migliorare la conoscenza delle interdipendenze fra i processi aziendali (come si condizionano l'un l'altro);

  • unificare il sistema informativo e documentale;

  • evitare sovrapposizioni, ridondanze e duplicazioni nei processi aziendali e nelle informazioni;

  • creare sinergie tra le diverse fasi di gestione;

  • prevenire possibili conflitti tra requisiti di processo indipendenti;

  • semplificare la comunicazione;

  • coinvolgere il personale a tutti i livelli;

  • identificare i ruoli e responsabilità aziendali in modo completo, per i diversi scopi ed obiettivi;

  • ottimizzare costi e risorse sul lungo periodo (integrare comporta un investimento iniziale, che però ripaga abbondantemente).



Gli svantaggi dei Sistemi di Gestione Integrati


Completo l'analisi con gli svantaggi, affinché tu abbia un quadro più obiettivo.


Integrare i Sistemi di gestione è un processo più approfondito, complesso e complicato dell'implementazione di sistemi di gestione separati.


Come già ho scritto, questo comporta un investimento iniziale più alto, in termini di costi e risorse, che viene abbondantemente ripagato sul lungo periodo.


Ma sul breve?


Ulteriore considerazione riguarda i tempi di implementazione: integrare solitamente richiede più tempo, a scapito della tempestività.



Integrare o non integrare i protocolli COVID? Questo è il problema


Giungo così, velocemente, alla conclusione dell'analisi.


I protocolli richiesti per l'attività aziendale a seguito dell'emergenza COVID devono essere tempestivi e, per loro natura, saranno temporanei e dovrai aggiornarli continuamente.


Per queste ragioni sconsiglio di integrare processi, procedure e istruzioni già presenti in azienda con attività richieste dai protocolli.


Prepara documenti nuovi a cui fare riferimento per l'emergenza COVID e i sui protocolli.


Questo modo di approcciare l'emergenza ha diversi aspetti positivi:

  • semplifica la comunicazione e la formazione;

  • evita di revisionare procedure che nel breve periodo saranno da aggiornare di nuovo;

  • semplifica e rende più immediata e tempestiva la modifica dei protocolli, attività che una situazione in veloce evoluzione ti richiederà;

  • crei un unico documento che tratta tutte le nuove prassi;

  • tornerai alla fase pre-pandemia, che mi auguro sia il prima possibile, semplicemente eliminando il protocollo (dopo aver eventualmente selezionato ed integrato, questa volta sì, quelle attività a valore aggiunto che ritieni utili anche durante la normale vita della tua azienda).


Se hai domande o richieste non esitare a contattarci.


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