Software o app per certificazione ISO? Fai attenzione!

Valerio Tavolazzi
23 gen
Tempo di lettura: 6 min

Negli ultimi anni il mondo “software + certificazioni” ha cambiato pelle.

Non si vendono più solo strumenti per gestire documenti, audit o non conformità: si vendono sempre più spesso pacchetti pronti per la compliance, cioè “sistemi” già pre-impostati con clausole, pagine, template, registri ed evidenze da compilare.

È un fenomeno visibile a colpo d’occhio in tre segnali:

1) Mercato in forte crescita

Diverse analisi di settore stimano una crescita sostenuta del mercato dei software QMS fino al 2030, con valori globali nell’ordine delle decine di miliardi. Ad esempio, Grand View Research stima circa 11,14 miliardi USD nel 2024 e 20,66 miliardi USD al 2030 (con CAGR ~10,6%).

Un’altra analisi (Verdantix) parla di un mercato QMS software che arriverebbe a 16,2 miliardi USD nel 2030 (CAGR 8,3% 2024–2030).

Quando un mercato cresce così, è normale che nascano nuove soluzioni, nuove nicchie… e nuove scorciatoie.

2) “Liste” e comparatori che spingono il mindset: “scegli il QMS giusto e sei a posto”

Piattaforme come G2 pubblicano guide e classifiche sui “migliori software qualità”, alimentando l’idea che il problema sia principalmente scegliere il prodotto migliore.

3) Marketplace pieni di acceleratori e template ISO

Qui si vede il cambiamento più interessante: su marketplace di strumenti già diffusissimi (es. Confluence) trovi app che promettono di “generare” o “importare” strutture e template per ISO 9001, fino a parlare esplicitamente di “compliance made easy” e pacchetti pronti.

Il punto non è che queste soluzioni siano “cattive”.

Il punto è l’equivoco: si confonde la velocità di compilazione con la qualità del sistema.

Per una PMI è facilissimo pensare: “Se il software è fatto per ISO 9001, allora mi porta alla certificazione”.

Ed è vero, la certificazione la ottieni sicuro, come chiunque, ma spesso ti porta solo a un sistema conforme sulla carta, ma estraneo all’azienda.

Un sistema di gestione non è un software.

È il modo in cui l’azienda conduce i processi, prende decisioni, assegna responsabilità, misura e migliora.

Un software può aiutare (se è flessibile e scelto dopo), ma non può sostituire metodo, disciplina e ownership.

In questo articolo trovi:

i 7 motivi per cui il “software ISO pronto” spesso è un boomerang
quando invece ha senso usare un software
metodo ISOFAIDATE
un’alternativa snella per PMI, con un esempio pratico

I 7 motivi per cui non dovresti affidarti a un software come “prima scelta”

1) Scambi la conformità per efficacia

Il software può aiutarti a “mettere in ordine” le evidenze, ma spesso non cambia il modo in cui l’azienda lavora. Risultato tipico: si apre “quando serve”, cioè vicino all’audit. È un sistema che non guida, al massimo archivia.

2) Digitalizzi il caos

Se i processi oggi sono confusi, il software non li rende chiari. Li rende confusi ma più rigidi. Prima devi chiarire: chi fa cosa, con quali input/output, quali controlli minimi. Poi semmai digitalizzi.

3) Sottovaluti costi e tempi nascosti

La licenza è solo una parte. Poi arrivano configurazione, formazione, manutenzione, micro-custom che diventano macro. Il costo più grande, spesso, è il tempo interno e l’attrito quotidiano.

4) Ti incastri nella rigidità del tool

Molti “ISO-ready” funzionano con flussi standard. Se non coincidono con la tua realtà, hai due strade, entrambe perdenti:

forzi l’azienda ad adeguarsi al software
oppure il personale aggira il software (e lo usa male o non lo usa)

5) Diventa “il sistema del Responsabile Qualità”

Se lo usano in pochi, hai creato dipendenza, non cultura. Un sistema di gestione funziona quando vive nei processi, non quando è confinato in un ruolo. Il software o l'app deve raggiungere ogni singolo lavoratore, per essere davvero funzionale.

6) Produci dati inutili (o distorti)

Quando lo strumento guida la scelta dei KPI, nascono indicatori “perché ci sono i campi”. Rischi di analizzare dati che non ti interessano, solo perchè il software è strutturato in quel modo e quelli che ti interessano finiscono in altri Excel.

7) Ti resta solo il certificato

Il software “passa l’audit” al posto tuo. Ma il tool diventa solo una scenografia ordinata, stai ottimizzando la facciata, non la sostanza.

Quando i software aiutano davvero (ma a certe condizioni)

Non desidero demonizzare tutte le soluzioni software, ma ti voglio indicare le caratteristiche che devono avere per essere adatte ai tuoi processi.

Un software può aiutare molto se:

hai già definito come lavori (processi e responsabilità chiari)
lo scegli per ridurre attrito e aumentare controllo, non per “fare la ISO”

Prima della lista, una frase che spesso salva il tuo portafoglio: se stai comprando un software per “farti certificare”, stai comprando il motivo sbagliato.

Caratteristiche di un software sensato per una PMI

Un tool utile, in genere, è:

modulare: attivi ciò che ti serve
integrabile: non vive in un silos, ma dialoga con gli strumenti che usi già
semplice: onboarding rapido e utilizzo naturale
personalizzabile: flussi e campi adattabili ai tuoi processi
tracciabile: versioning, log, evidenze pulite
sostenibile: costo totale e gestione quotidiana compatibili

La proliferazione di “compliance software” e “compliance management tools” (anche fuori dal mondo ISO) mostra chiaramente la direzione del mercato: più automazione e più centralizzazione dei controlli.

Ma l’automazione funziona se automatizza qualcosa che ha già senso. Come fa un software di gestione dei processi (perché il sistema di gestione ISO è un insieme di processi, di attività) andare bene per chi fa il pane industriale e per chi fa case? Cuocere al forno non è come tirare su un muro e gli indicatori di uno non potranno essere quelli giusti per l'altro.

La soluzione ISOFAIDATE: metodo prima, tool dopo

L’obiettivo è costruire un sistema vivo, non un archivio digitale elegante.

Step 1: Strategia e obiettivi

Prima di scrivere procedure, definisci:

direzione (cosa vuoi ottenere nel medio periodo)
pochi obiettivi a 12 mesi
pochi obiettivi a 3 mesi (operativi e misurabili)

Senza obiettivi, il sistema diventa attività amministrativa.

Step 2: Mappa processi e responsabilità

Una mappa semplice e condivisa:

processi principali
ruoli e responsabilità
input/output e interazioni
rischi principali e controlli minimi

Step 3: Routine non negoziabili

Definisci le tue routine tipiche:

analisi di reclami, non conformità e azioni
analisi dei feedback cliente
controlli operativi chiave
riesame direzione (snello, ma reale)
Analisi di KPI e obiettivi

Step 4: Documenti minimi ma utili

Documenti solo dove riducono errori/variabilità o rendono replicabile un’attività critica. Il resto rischia di diventare burocrazia.

Step 5: Indicatori essenziali

Pochi KPI collegati agli obiettivi e usati per prendere decisioni.

Step 5: Tool base

Per molte PMI, questo basta già:

repository documenti con regole di naming e versioni
registro decisioni, obiettivi
registro NC e azioni
dashboard KPI essenziale

A questo punto può essere valutato se e come affidarsi a strumenti già pronti sul mercato.

Esempio concreto: sistema ISO 9001 con MS Teams

Noi di ISOFAIDATE abbiamo creato e poi certificato il nostro sistema ISO 9001 utilizzando MS Teams, non perché siamo più bravi degli altri, ma perché lo abbiamo visto all'opera da nostri clienti e ci ha convinto.

Ecco come può funzionare, tutta la struttura integrata in MS Teams (un unico posto dove vivere l'azienda):

Teams come punto di accesso per identificare e mappare i processi (canali per aree/processi)
SharePoint / OneDrive come fonte documentale (versioni, permessi, struttura per processi)
Whiteboard (app di terze parti) per fare strategia
Lucidchart (app di terze parti) per mappare i processi
Lists per registri vivi (NC, reclami, azioni, audit)
Planner per definire indettaglio chi fa cosa e come
Teamflect (app di terze parti) per definire obiettivi e OKR
Forms per segnalazioni rapide
Power Automate per reminder, assegnazioni, notifiche e approvazioni
Excel/Power BI per KPI essenziali e trend

Questo approccio ha un vantaggio manageriale enorme: non impone un sistema standard. Ti costringe invece a chiarire il tuo metodo e poi lo supporta.

E puoi modificarlo quando vuoi, evolve con te e la tua azienda.

Ti serve adesso un software dedicato?

Se rispondi NO a 3 o più domande, non comprare un QMS “dedicato” (ancora). Prima sistema il metodo.

Test:

Abbiamo processi descritti in modo semplice e condiviso?
Le routine minime esistono e vengono fatte con regolarità?
Sappiamo quali pochi ma essenziali dati contano davvero per decidere e migliorare?
Le persone sanno dove trovare l’ultima versione di un documento?
Le non conformità vengono gestite sempre, non solo “prima dell’audit”?
Quando qualcosa va storto, le persone sanno cosa fare?
I dati raccolti portano a decisioni migliori ?