Caso studio | Realize Studio: certificazione ISO 9001 con il Kaizen Club

Per tante agenzie di marketing e comunicazione, la ISO 9001 può apparire come qualcosa “da aziende manifatturiere”: moduli, burocrazia, e carta da produrre.

Realize Studio, agenzia di marketing e comunicazione della provincia di Bari (Polignano a Mare), ha scelto una strada diversa: usare la certificazione come leva per mettere ordine, crescere e differenziarsi sul mercato.

In questo articolo ti racconto come Roberto, socio e project manager, ha portato la sua agenzia alla certificazione ISO 9001 partendo dal Kaizen Club e dal Percorso SMART ISO 9001 presente al suo interno, senza un consulente tradizionale o burocrazia superflua.

In questo articolo vedremo:

• Il cliente

• La sfida

• La soluzione: Kaizen Club

• Il risultato

• Conclusione

Il cliente

Realize Studio è un’agenzia di marketing e comunicazione operativa da 14 anni, con sede in provincia di Bari, a Polignano a Mare.

L’agenzia lavora con struttura a progetto: due soci al centro e un team fluido di collaboratori esterni, che si attivano in base ai progetti. Un modello dinamico, molto tipico delle agenzie, e che rende importante avere processi chiari e condivisi.

Roberto è socio e project manager, tiene insieme strategia, pianificazione e gestione dei progetti di marketing e comunicazione.

Nel 2021 consegue la certificazione PMP (Project Management Professional) e da allora inizia a introdurre framework di project management all’interno dell’agenzia.

Questo porta ordine nei progetti, ma continua a mancare un vero sistema di gestione aziendale, riconosciuto all’esterno.

La spinta decisiva arriva da tre fattori:

• bandi pubblici dove la ISO 9001 è spesso richiesta;

• vantaggio competitivo rispetto ai competitor del territorio;

• il desiderio dei soci di non “comprare un bollino”, ma usare la certificazione come occasione per darsi una scadenza e focalizzarsi sull'obiettivo.

Come dice Roberto, “avevamo già un framework funzionante, ma con la ISO ho messo i tasselli dove mancavano”.

La sfida

La ISO 9001 in questo caso entra quindi in scena in un contesto dove:

• c’è già una mentalità a processi e project management;

• manca ancora un sistema di gestione strutturato e condiviso da tutti;

• il team è distribuito e fluido, non una classica azienda con ufficio e reparti.

Le sfide principali dell'azienda sono state:

1. Smontare la percezione di complessità

Roberto ci comunica chiaramente che la ISO viene percepita come complessa e spaventosa, soprattutto dalle piccole realtà.

Prima di arrivare a ISOFAIDATE, per venire a capo di questa complessità, aveva infatti:

• contattato direttamente l’ente di certificazione, che gli aveva confermato che, con le sue competenze, poteva farcela da solo ma con un notevole investimento di tempo quotidiano;

• valutato piattaforme e consulenze "chiavi in mano" con prezzi dai 3.000 ai 5.000 euro, che però non erano in linea con il loro obiettivo: fare la certificazione per loro stessi, non per un bando urgente, e mantenere la proprietà del metodo in casa.

2. Non delegare tutto al consulente

Affidarsi totalmente a un consulente esterno nasconde un grande rischio, quello di arrivare alla certificazione per non avere davvero un sistema in uso quotidianamente.

Potremmo riassumere le "due vide" così:

• da un lato il "Consultente tradizionale" che porta con se il rischio di “cullarsi” e delegare troppo, con sistema poco vissuto.

• dall'altro il Fai-da-te totale con grande dispendio di tempo, rischio di bloccarsi su dubbi e interpretazioni della norma.

Dalla ricerca di Roberto, all'azienda serviva una terza via: un percorso che facesse da “booster” a chi ha già competenze, ma non può dedicarsi al 100% al progetto, vuole mantenere il controllo del sistema, e cerca un investimento più accessibile rispetto alla consulenza tradizionale.

3. Coinvolgere il team

Altro nodo critico: portare dentro il team.

La ratio e la motivazione della certificazione non sono sempre facili da spiegare a chi lavora “sull’operativo”. Roberto racconta che:

• inizialmente è stato difficile trasmettere il senso del progetto agli operativi;

• serviva tempo perché il sistema passasse da “cosa in più da fare” a strumento utile per tutti.

La soluzione: Kaizen Club con percorso ISO 9001

Roberto arriva a ISOFAIDATE cercando proprio questa terza via.

Da un lato aveva già le competenze per costruire un sistema ISO 9001; dall’altro non valeva la pena pagare una consulenza da 4.000 € per delegare tutto, né reinventare da zero ogni documento.

Ha quindi scelto il Club:

• la sua iscrizione al Kaizen Club è avvenuta a dicembre 2024;

• da li ha potuto accedere al percorso guidato per la ISO 9001, completo di toolkit operativi e video di approfondimento;

• e ha usufruito del supporoto continuativo tramite Q&A del Kaizen Club e messaggi WhatsApp con un consulente esperto.

“Con un consulente esterno temevo di delegare troppo e non implementare davvero... Mi sembrava uno spreco del mio know-how”

Come ha lavorato in pratica

• Ha preso il kit documentale ISO 9001 e lo ha adattato alla realtà dell’agenzia, integrandolo in una web app interna personalizzata.

• Ha seguito con costanza la tabella di marcia (un Gantt operativo), rispettando le scadenze chiave.

• Ha usato il Kaizen Club e i momenti di Q&A mensile come spazio per sciogliere dubbi e confrontarsi sul metodo, anche se l’appuntamento fisso non è sempre semplice da incastrare tra impegni e scadenze.

• Ha usufruito del supporto scritto (WhatsApp) per avere risposte puntuali, senza perdere tempo.

Il risultato

L'azienda ha ottenuto in 6 mesi la certificazione ISO 9001:

• 23 dicembre 2024 – Iscrizione al Kaizen Club e avvio del percorso ISO 9001.

• 5 giugno 2025 – Audit finale superato.

Nel mezzo:

• Pre-audit online con una sola proposta di miglioramento;

• Audit finale senza alcuna raccomandazione.

Oggi:

• il sistema ISO 9001 è utilizzato da tutti in azienda, non è rimasto “un file nel cassetto”;

• la certificazione è diventata una leva di marketing, come garanzia di trasparenza e affidabilità verso i clienti e nei bandi pubblici;

• l’agenzia ha ora un sistema chiaro e focalizzato, dopo anni in cui “si procrastinava” l’idea di metterlo davvero a fuoco.

Roberto descrive così il Kaizen Club:

“È il prodotto per chi vuole cimentarsi in autonomia ma non ha il tempo per farlo tutto da zero.”

Conclusione

Nel caso di Realize Studio la ISO 9001 è stata utilizzata principalmente come strumento di strutturazione del metodo di lavoro, più che come semplice requisito per bandi o gare.

La certificazione ha permesso di consolidare un approccio per processi già esistente, rendendolo sistematico e verificabile, con un effetto positivo anche sul coordinamento interno del team. L’esperienza conferma che, per una piccola impresa con buone competenze di base, la difficoltà principale non è tanto comprendere la norma, quanto gestire il progetto senza dispersioni.

Un ambiente guidato, come quello del kaizen club, riduce la complessità percepita, traduce i requisiti in attività operative e rende più lineare l’avvicinamento all’audit.

Un elemento critico resta il coinvolgimento delle persone: la norma funziona solo se è integrata nel lavoro quotidiano, non se rimane confinata alla documentazione.

In questo contesto, il Kaizen Club, integrato con tamplate, percorso guidato alla ISO 9001 sul sistema di gestione Qualità, e Q&A mensili, ha svolto una funzione alternativa alla consulenza tradizionale. Per Realize Studio la certificazione non ha rappresentato soltanto il raggiungimento di un requisito formale, ma anche un’occasione per razionalizzare i processi, rafforzare il posizionamento verso clienti e bandi pubblici e consolidare una cultura della qualità più esplicita all’interno dell’agenzia.

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Se ti riconosci nella storia di Roberto:

• hai già competenze e metodo,

• non vuoi spendere 4.000–5.000 € di consulenza,

• ma non vuoi nemmeno fare tutto da solo senza guida,

puoi valutare anche tu il Kaizen Club con accesso al Percorso guidato per la ISO 9001 con template, video e best practice.

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