I 5 campanelli d’allarme che il tuo più importante cliente estero sta per lasciarti – e come evitarlo

Se sei un micro o piccolo imprenditore come me, sai bene che la sopravvivenza della tua azienda può dipendere da pochi, importanti clienti.

E se hai fondato o ereditato dal padre una metalmeccanica nel Nord Est, sai altrettanto bene che i buoni clienti sono spesso all'estero.

Cultura e mentalità cambiano da paese a paese, così come i requisiti per poter lavorare con loro.

Grazie al mio ruolo di consulente ISO per le aziende del Nord Est da quasi 20 anni, ho avuto la fortuna di conoscere e approfondire l'attività di centinaia di piccole aziende e artigiani di questo tipo, e di esempi da raccontarti di imprese, la cui sopravvivenza dipende da pochi importanti clienti, ne avrei molti.

Tuttavia, di consiglio di non fidarti dell'esperienza di nessuno e di approfondire questi dati che ho raccolto per te:

• nella meccanica del Nord-Est il 71,5 % delle imprese dipende dalla Germania; perfino fuori dal settore la quota è oltre il 61 % (fonte);

• la dimensione media di una azienda italiana è inferiore a 10 addetti (fonte);

• il 15-20 % del fatturato di una piccola o micro produzione viene gettato al vento ogni anno in rilavorazioni, resi e reclami qualità (fonte);

• quando quel margine evapora, sempre più spesso purtroppo la palla passa al tribunale: nel primo semestre 2024 i fallimenti di PMI sono saliti del 58,8 % – più di un’azienda su due in più rispetto all’anno prima (fonte).

Quando il nostro cliente più importante decide di ridurre gli ordini, o addirittura annullarli, il rischio per noi micro o piccoli imprenditori è altissimo: il suo fatturato ci garantisce la possibilità di pagare gli stipendi dei nostri dipendenti, le rate della nuova attrezzatura acquistata da poco e magari il mutuo di casa.

Per questo ho deciso di fornirti una mappa per orientarti e fare una autoanalisi, in modo tu possa capire in quale situazione di trovi.

Anticipare gli eventi negativi è fondamentale e se imparerai ad osservare questi 5 campanelli di allarme potrai imparare a farlo.

Prenditi il tempo necessario, è fondamentale, e seguimi.

Primo campanello: "Lavori in Qualità?"

Il cliente inizia a chiederti requisiti specifici collegati a norme tecniche che conosci appena.

Certo, è il tuo settore, ma quelle tabelle nel PDF allegato alla mail le mastichi poco.

Oppure inizia a richiederti i certificati di taratura dei tuoi strumenti di misura, o ti comunica che sei sceso nella graduatoria nel suo Vendor Rating. (che poi è la classifica dei fornitori, come se fosse un torneo di calcio), oppure ti chiede di compilare un questionario di valutazione dei fornitori lungo e articolato.

Il più delle volte questi requisiti improvvisi nascono da un monitoraggio sul fornitore che nasce per anticipare e analizzare la presenza di difetti produttivi che incidono sulla qualità del prodotto finito del cliente.

Fai attenzione, perché per il cliente non è burocrazia, non è carta necessaria per obbligo di qualche norma: sulla base delle risposte che darai valuterà se e come proseguire nella relazione con te.

Queste richieste non cercano solo di mettere nero su bianco la qualità documentale, mettono alla prova la fiducia che garantisce un rapporto durevole e profittevole per entrambi.

In poche parole, se la tua risposta non soddisfa il cliente, la sua fiducia nella tua azienda cala, anche se credi nella qualità del tuo lavoro.

Secondo campanello: "Piccoli ordini, in fretta"

All’inizio ti sembra quasi un segnale di fiducia: il cliente estero continua a mandarti commesse, anzi il numero di commesse cresce.

Ma quando osservi meglio gli ordini, noti che non sono più i lotti da mille pezzi che tenevano le macchine impegnate per giorni (e pianificati con settimane di anticipo): adesso chiede duecento pezzi per "per ieri",.

Sta valutando la tua velocità di risposta?

No, sta distribuendo la stessa produzione su più fornitori per identificare eventuali sostituti, oltre che per capire chi regge lo stress meglio degli altri.

Questa modalità di pianificare gli ordini genera, tra l'altro, moltissimi problemi per la tua produzione: frequenti cambi attrezzaggio, maggior produzione di scarti nel passare da un codice all’altro, più ore in ufficio per gestire più ordini, maggiore rischio di errore, personale più affaticato e demotivato.

Se non sarai pronto a gestire al meglio queste nuove richieste, è molto probabile che suonerà il terzo campanello.

Terzo campanello: "Un'altro 8D"

La continua richiesta di ordini urgenti e spezzettati, vi mette in difficoltà e gli errori abbondano, solo che non riuscite a identificarli tutti prima che la merce esca dal vostro capannone.

Sul portale del cliente (o nella casella di posta del tuo ufficio assistenza clienti), aumentano così i reclami: moduli 8D da compilare, «azioni correttive entro sette giorni».

La gestione non è un banale scambio di e-mail: è la procedura standard che il committente ha creato per comunicarti «i tuoi pezzi mi stanno creando costi e rischi, convincimi che puoi comprendere perchè succede e migliorare il tuo processo produttivo elevando le prestazioni o dovrò valutare altre opzioni».

Le aziende che monitorano davvero i fornitori tengono d’occhio l’andamento di queste non conformità.

Nel settore automotive, per esempio, se il fornitore colleziona reclami ripetuti o risponde in ritardo o con azioni correttive inadeguate agli 8D, può vedere sospesa l’assegnazione di nuove commesse.

E quando non si è a conoscenza delle buone pratiche per la gestione dei processi, il miglioramento continuo, il lean management o l'utilizzo di strumenti come i diagrammi di Ishikawa, aumenta lo stress, la pressione di trovare la causa radice e definire azioni di miglioramento che portino davvero a un miglior risultato per il cliente .

Così il ritmo dei reclami accelera, ogni nuovo 8D mina la fiducia che il cliente prova per te e permette di creare spiragli in cui può infilarsi un tuo concorrente.

Devi riuscire a fermare la serie di reclami per dimostrare, con dati alla mano, che il problema è sotto controllo.

Ma si insinua nella tua mente e nel tuo cuore la maledetta paura che il concorrente ne sappia più di te e possa prendere il tuo posto, anche se al momento lavora peggio.

Ma la paura è tua alleata, ti sta svegliando.

Devi sapere che i clienti strutturati sono più interessati ad aziende che hanno la capacità di cambiare in fretta insieme a loro, più che ad aziende che oggi sono già adeguate alla loro produzione.

Cercano aziende capaci di cambiare, evolvere, crescere.

Quarto campanello: "Il cliente viene a farti visita (non di piacere)"

La mail di stamattina (che non ti aspettavi) recita: «Verifica presso la vostra sede fissata per il giorno 14 corrente mese».

Stavolta nessuna check list o questionario da compilare, nessun allegato da studiare: verranno di persona a osservare processi, macchine, controlli e documenti sul campo.

Chiederanno perché quel registro manutenzione è fermo al 2024, conteranno gli scarti giornalieri in produzione, osserveranno i tipi di controlli che hai pianificato in produzione e con quali strumenti di misura li fai eseguire ai tuoi ragazzi, misureranno l'ordine e la pulizia dei tuoi reparti.

Il cliente non si fida, perché nelle puntate precedenti ha avuto risposte positive sulla carta, ma non sempre coerenti con il comportamento rilevato alla tua azienda (gli 8D sono in aumento, nonostante le azioni correttive da te dichiarate).

Vuole capire se ciò che scrivi corrisponde a ciò che fai davvero; e lo vuole fare a sorpresa per non darti il tempo di prepararti.

Questo evento ti mette ansia perché ti ricorda gli ormai lontani giorni di scuola, quando avevi un esame o una verifica e temevi di prendere un brutto voto, ma è molto peggio.

Questa volta il risultato negativo non comporterà la sola lavata di testa, una volta arrivato a casa.

Potrebbe compromettere la relazione fra te e il tuo miglior cliente, per sempre.

Quinto campanello: "Solleciti e insoluti"

L'ultimo pagamento che attendi dal tuo principale cliente è in ritardo. E i tedeschi non ritardano, mai.

Chiami la banca sperando in un «bonifico estero in transito». Ma non è così, nessun bonifico in entrata.

Può capitare, ti dici, finché non leggi la relazione Cerved  (fonte) che segnala che, tra le micro-imprese metalmeccaniche, un ritardo superiore ai venti giorni aumenta del 27 % il rischio di insolvenza entro dodici mesi.

Dietro il mancato atteso bonifico si fanno strada paure e preoccupazioni.

Rischi di attingere alla linea di fido della tua banca per garantire la liquidità, gli stipendi, gli ordini ai fornitori, per mantenere attiva la produzione, bloccare gli straordinari, gestire l'anticipo IVA.

Tutto questo potrebbe significare che per il tuo cliente sei già un rischio da contenere, non un partner da premiare.

Come usare la mappa dei 5 campanelli di allarme

Adesso hai la mappa dei campanelli di allarme, li hai conosciuti (forse in parte li conoscevi già) e puoi pensare di anticiparli: ma come?

Adesso te lo spiego.

Ogni campanello nasce dallo stesso dubbio che assilla il tuo cliente: «Posso contare su di loro domani come ieri?».

Se riesci a dargli la risposta prima che se lo chieda, l’allarme non si innesca.

In pratica significa giocare d’anticipo su ciò che fa salire la pressione al cliente:

1. mancanza di regole chiare e condivise,

2. incapacità di trovare risposte a problemi quotidiani,

3. cultura non orientata al cambiamento e al continuo miglioramento..

In officina l’anticipo si traduce in un principio semplice: il problema più economico è quello che non nasce.

Controllare la barra d’acciaio prima di metterla a magazzino ti costa quindici minuti; rilavorare un lotto respinto ti costa ore e la brutta figura.

Tenere gli strumenti tarati, registrare i controlli in linea, verificare gli scarti a fine turno: sono altre piccole azioni che rassicureranno il cliente.

Ora ti mostrerò le 8 attività fondamentali che dovresti potenziare, per assicurati un cliente soddsifatto e fiducioso che la relazione con te sarà profittevole sul lungo periodo, senza esami.

Le 8 attività fondamentali per evitare i problemi con il tuo cliente

Azione 1 - Pianificazione e monitoraggio della produzione

Non ti sto consigliando di comprare un software costoso, ma di definire una catena di chiare e condivise azioni quotidiane che partono dal cancello in entrata e finiscono con il camion del trasportatore che esce e parte verso il cliente.

• Controlli in entrata. Ogni materiale o componente che varca il portone subisce la stessa buona :abitudine: per esempio confronto del certificato materiale con l’ordine, misura a campione delle dimensioni critiche, timbro “OK” sul DDT o cartellino “da bloccare”. I dieci minuti spesi qui valgono ore di rilavorazioni evitate più avanti.

  
  

• Programmazione lotti e attrezzaggi. Il capo‐officina prepara il foglio di marcia settimanale tenendo conto dei tempi di set-up reali (registrati turno dopo turno) e della priorità cliente. Se un ordine urgente entra, sa subito se può infilarsi senza creare code d’attesa. Il cambio utensile è monitorato: il tempo è denaro.

  
  

• Verifiche di qualità in linea. Appena il primo pezzo esce dalla macchina, un operatore compila la scheda “pezzo campione”: misura, firma, archivia nel raccoglitore vicino al tornio. A intervalli fissi (ogni cinquanta, cento pezzi, dipende dalla. numerosità dei lotti) ripete il controllo. Se un valore esce dalla tolleranza, ferma la produzione prima che lotti interi finiscano nel cassone "rottami". Così eviterai corse dell’ultimo minuto, o sorprese al collaudo finale.

  
  

• Cruscotto giornaliero. Alla fine del turno le tre cifre chiave finiscono su una lavagna semplice in officina, visibile a tutti: tempo di attrezzaggio, pezzi buoni, scarti. Servono per vedere se il piano è stato rispettato o se si sta formando un ritardo che, fra due giorni, diventerà un’e-mail scontrosa del cliente.

  
  

• Azioni correttive rapide. Se il grafico degli scarti sale o un set-up sfora di molto il tempo standard, il capo-officina chiama subito un breve incontro: definisce con il gruppo perché è successo, che soluzione proviamo, chi la applica, entro quando la verifichiamo. Nessun modulo da cento pagine: cinque righe su un foglio “azione rapida” bastano a impedire che il piccolo problema diventi un reclamo 8D del cliente.

Queste buone abitudini ti faranno risparmiare tempo e denaro a lungo andare e eviteranno problemi al cliente.

Azione 2 - Gestione dei reclami e delle correzioni

Il reclamo del cliente non è solo “un foglio da compilare” o l'ennesima scocciatura.

È un faro puntato su una falla — piccola o grande — che, se ignorata, può trasformarsi in un flusso costante di 8D, ispezioni straordinarie e, alla fine, ordini persi.

Funziona così: il committente individua un difetto, lo registra e ti chiede un’azione entro pochi giorni. Se la tua risposta è confusa o tardiva, nella sua testa si forma l’equazione “difetto = rischio = cambio fornitore”.

Per evitare questo pessimo scenario serve un percorso semplice e ripetibile, che inizi appena il reclamo arriva.

Il primo passo è prendere in carico il caso entro poche ore dalla segnalazione: non per telefonare e scusarsi, ma per raccogliere i dati concreti del problema e avvisare il cliente della vostra presa in carico.

Poi si chiama in reparto chi ha toccato il pezzo o regolato la macchina e si analizza il fatto senza cercare colpevoli. Se il foro è ovalizzato di tre centesimi, per esempio, si guarda se la punta era logora, se il pezzo è scivolato in presa, se la quota era già fuori al primo pezzo campione.

Identificata la causa, si decide la cura e la si scrive in modo che sia leggibile anche dopo sei mesi. «Sostituita punta a X minuti di vita», «Aggiornata istruzione di serraggio mandrino con foto», «Aggiunto controllo intermedio ogni cinquanta pezzi»: la correzione deve essere chiara, visibile e con una scadenza entro cui verifichi che stia reggendo. Quando controlli, annoti data e firma; se il valore resta dentro tolleranza, chiudi il reclamo e invii al cliente il rapporto con evidenza fotografica.

Questa risposta rapida è importante per due motivi. Da un lato blocca subito il flusso “pezzo difettoso – reclamo – 8D”, facendo capire al compratore che il problema non ricapiterà. Dall’altro costruisce un archivio di soluzioni: la prossima volta che un parametro scivola, trovi già la medicina che ha funzionato. Il cliente vede quel database vivo durante le verifiche: smette di temere che tu stia improvvisando e, di conseguenza, riduce i controlli extra.

Non dovrai assumere nuovi dipendenti per il tuo prossimo ufficio qualità. Basta un quaderno dedicato, un responsabile che apre e chiude i casi, e la disciplina di verificare se la cura sta funzionando (incontro settimanale o mensile di 15 minuti).

Ogni reclamo gestito così è un mattone che rafforza la fiducia; ogni 8D chiuso con dati e foto è un argine che tiene lontani i concorrenti pronti a occupare il tuo posto.

Azione 3 - Attrezzature e strumenti di misura eccellenti

Per il cliente i tuoi strumenti di misura sono come il termometro per il tuo medico: se non misura bene, non può fare diagnosi.

Per questo il calibro, la chiave dinamometrica, il comparatore – gli “occhi” con cui controlli i pezzi – devono dire la verità ogni giorno.

Funziona così: verifica almeno una volta all’anno (o più spesso se lo strumento lavora duro), che il calibro dica davvero 10,00 mm quando appoggia sul blocchetto Johnson da 10,00 mm. Se sbaglia 3 volte di più delle tolleranze che devi garantire per il cliente (per esempio tolleranza 10 mm, errore 4 mm) lo metti subito in quarantena. Identificalo bene: l’operaio non lo userà per sbaglio, la macchina non produrrà pezzi fuori quota.

Quando arriva la verifica del cliente e chiede «con che chiave stringete queste viti?», gli mostri la dinamometrica con il bollino verde di taratura e il certificato in una cartellina a portata di mano. Non devi cercare fra pile di fogli, e nemmeno giustificarti: se lo strumento è già passato di data, invece di nasconderlo lo metti nel cassetto “scaduti” con un biglietto «In attesa di taratura». L'auditor vede che non improvvisi; il cliente capisce che hai un presidio costante, non solo una vetrina da mostrare il giorno dell’audit.

Tenere sotto controllo le macchine di lavoro (con manutenzioni programmate) e gli strumenti di misura evita che il cliente scopra che un foro è troppo stretto, previene reclami e 8D, ti risparmia il costo di rilavorare l’intero lotto.

Se il cliente sa che i tuoi “occhi” sono affidabili, avrà fiducia in te e nella .tua organizzazione e ridurrà la frequenza dei controlli.

Azione 4 - Obiettivi chiari per la tua squadra

Sei sicuro che i componenti della tua squadra siano consapevoli degli obiettivi che devono raggiungere ogni giorno per soddisfare il cliente?

E' fondamentale che ognuno sappia, ogni giorno, “qual è il bersaglio”. Un bersaglio concreto ha tre caratteristiche — è possibilmente numerico, è visibile e riguarda ciò che il cliente misura davvero.

Esempi semplici: «Cambio utensile ogni tot ore di lavoro», «Conferma d’ordine entro 4 ore massimo».

Quando metti in bella vista questi numeri nella bacheca vicino al cartellone produzione o in ufficio, il tornitore non ha più dubbi e se si dimentica non ti viene a chiedere, legge il suo obiettivo; l’addetta al controllo finale sa che, quando arriva a 15 pezzi difettosi su 300, potrebbe causare l'accensione di un campanello di allarme.

Per tenere vivi gli obiettivi basta un rituale di cinque minuti a fine turno: si segna sulla lavagna il risultato del giorno e, se un numero sfora, si scrive subito l’azione per rientrare.

Chiari obiettivi determinano chiare azioni per allineare ogni attività aziendale alle caratteristiche di processo e prodotto che soddisfano .il cliente

Azione 5 - Definisci chi e come deve giocare la tua partita

Chi è responsabile di che cosa nella tua azienda? Quali sono i compiti di ciascun ruolo?

Non sono domande filosofiche, ma la premessa ad una organizzazione chiara e definita nei dettagli, la tua assicurazione nei momenti di difficoltà

Quando ogni fase del lavoro ha un “responsabile” riconosciuto, il cliente non trova spazi vuoti dove infilare sospetti di disordine.

Prendiamo per esempio il controllo materia prima: se sul registro d’ingresso compare sempre la firma di Marco, chiunque – valutatore compreso – capisce chi deve dimostrare perché ha fatto passare o bloccare quel lotto.

Se invece firmano un po’ tutti in ordine sparso, al primo pezzo fuori quota parte il rimpallo: «Io non ero di turno, forse l’ha visto Luca».

Il risultato è duplice. Dentro, la squadra lavora con meno ansia perché sa dove finisce il proprio compito e inizia quello del collega; fuori, il committente respira fiducia.

Avere un nome e una responsabilità vicino a ogni attività non è carta in più: è chiarezza interna e per la tua squadra e il cliente.

Azione 6 - Non ripetere da capo ogni volta le stesse azioni, crea degli standard subito

Una istruzione di lavoro chiara ed essenziale, scritta con le stesse parole che usi in reparto (ancora meglio senza parole, come. IKEA e LEGO), ha un valore inestimabile per la tua azienda.

Ti faccio un esempio conosciuto: , a meno che tu non sia un esperto di armadi, è meglio che, per montare il tuo nuovo Pax dell'iKEA, tu dia una occhiata alle istruzioni fornite. Farai prima e con meno errori.

Se devi rispondere tutte le volte con lo stesso tipo di mail al cliente, perché la riscrivi sempre da capo? Crea un modello di mail sempre pronto, solo da personalizzare con nome e data, per esempio.

Impari una sequenza più veloce di lavoro? Scrivi subito l'istruzione per i tuoi dipendenti.

Fai una mail di conferma d'ordine al cliente? Trasformala in un modello con logo aziendale sempre pronto.

Devi raccogliere i dati di controllo di produzione? Trasforma i quaderni a bordo macchina, creati dai tuoi dipendenti in autonomia, in modelli con campi obbligati di registrazione.

Uniformare lo standard documentale è di vitale importanza per le aziende e rassicura il cliente sulla capacità della tua di creare buoni standard di lavoro, cioè di garantire il risultato finale sia che lo faccia Ambra, sia che lo faccia Marco, indipendentemente dalla persona coinvolta e dalla competenza del singolo.

Tutto questo, inoltre, ti farà risparmiare una montagna di tempi persi , quelli che impiegate a fare sempre le stesse attività, ma con metodi e informazioni ogni giorno diversi.

Quello che stai facendo seguendo tutte queste indicazioni, in effetti, è costruire quel “sistema di gestione” che le realtà più grandi certificano poi con la ISO 9001 (che non è, come credevi, una procedura burocratica per avere un certificato, ma la traduzione in buone abitudini condivise e riconosciute del lavoro concreto che avviene ogni giorno alle tue macchine).

Azione 7 - Impara dai tuoi errori ed evolvi

I processi aziendali sono soggetti a continue variazioni e imprevisti.

Oggi il lotto parte senza un graffio, ma domani? Cambiano spessori della materia prima, disegni, tempi di consegna, personale, metodi e tutto torna in bilico.

Questi fattori determinano una sola certezza. Nasceranno sempre nuovi errori e problemi, è fisiologico, naturale.

Ma alcuni di questi errori sono ripetitivi, tornano continuamente. E questo loro ritornare cosa ti comunica? Che se ne trovassi la causa, non tornerebbero più con un enorme vantaggio: non dovresti correggerli nel futuro (abbatteresti, per esempio, i costi di rilavorazione o scarto).

I difetti di produzione, le rilavorazioni, gli scarti sono una montagna di informazioni utili per aiutarti a migliorare. E il tuo cliente vuole che tu sia capace di migliorare perché questo difende anche il suo business.

Per poter migliorare, devi saper analizzare i problemi, ma per poterli analizzare devi prima essere capace di raccoglierli, registrarli.

Insegna alla tua squadra a non averne paura, a segnalarli e a scriverli in un quadrno o un modulo molto semplice e ogni mese riguardateli insieme per capire come evitarli.

Alzare la voce o cercare colpevoli non vi aiuterà neanche questa volta. Si devono identificare le cause probabili, si decide la cura più semplice e si fissa una data ravvicinata per verificare se la cura funziona (definendo il responsabile della cura).

Questa abitudine crea due vantaggi. Il primo è la capacità di comunicare al cliente quanto siete sul pezzo, anche se nasce un 8D. Il secondo è creare un motore di correzione acceso, che sfrutta gli errori quotidiani per costruire delle armi per migliorare continuamente il vostro modo di lavorare e per evolvere.

Il miglioramento continuo è ciò che trasforma un processo “sufficiente” in un processo che il cliente non vuole più cambiare.

Azione 8 - Identifica i gli iceberg prima che ti facciano affondare

Ogni impresa, piccola o grande che sia, naviga in acque che presentano minacce invisibili: una macchina che vibra più del solito, un fornitore che consegna materiale con tolleranza al limite, un tecnico chiave che pensa di cambiare lavoro, un cliente che genera il 45% del tuo fatturato e un giorno potrebbe andarsene .

Come veri e propri iceberg, la parte nascosta pesa dieci volte quella che vedi. Se lo urti, non basta tappare il buco: rischi di affondare con tutta la ciurma.

Il modo più sicuro per non finire contro la montagna di ghiaccio è allenare lo sguardo a cogliere i segnali deboli.

Una vibrazione anomala si percepisce con la mano appoggiata alla macchina e si conferma con un accelerometro da poche decine di euro.

Il fornitore che inizia a consegnare in ritardo segnala stress organizzativo: meglio telefonare o andarlo a trovare e capire se è un episodio o l’inizio di una ripida china.

Un operaio che inizia a stare a casa più del solito forse è solo sfortunato, ma potrebbe anche essere in giro a fare colloqui: vale la pena capirlo, perché è custode di competenze che non compri al supermercato.

Una volta ogni tre/sei o dodici mesi cerca d individuare questi iceberg, (minacce interne o esterne, come una nuova regolamentazione sul prodotto del tuo cliente), crea un piano per evitare gli iceberg e poi definisci cosa fare in caso di impatto. Scrivilo su un tuo quaderno e poi comunica le azioni alla tua squadra assicurandoti nel tempo che le portino avanti.

Avere una visione di medio periodo ti aiuterà a definire le azioni migliori per assicurarti di soddisfare il tuo cliente, nonostante questi imprevisti possibili.

Ecco il tuo piano di azione

Non potevo abbandonarti proprio adesso.

Abbiamo fatto tanta strada e se mi hai seguito fino ad ora è perché hai capito quanto sia importante per il tuo business farsi carico di queste 8 azioni o processi.

Allora ho pensato di offrirti in chiusura un piano di azione che ti aiuti a mettere in pratica quello che ora hai più chiaro.

Andiamo.

Come trasformare gli 8 processi in abitudine - non in carta inutile

La prima regola è definire in agenda momenti ripetuti e costanti di condivisione dei risultati.

Fissare momenti ricorrenti, magari dieci minuti a fine turno o mezz’ora il venerdì, in cui si leggono i numeri chiave di produzione, qualità e consegna. Confrontarli con il dato di sette giorni prima crea il “bip” automatico che segnala se un indicatore scende sotto la soglia di sicurezza. Il foglio resta appeso vicino alla lavagna produzione: niente e-mail sepolte, niente grafici dimenticati.

Seconda regola, la visibilità: ogni procedura, istruzione o modello di raccolta delle informazioni di produzione deve vivere là dove serve. La scheda di controllo dimensionale resta accanto al calibro; la tabella di cambio utensile è fissata alla macchina. Se l’operatore deve fare chilometri per trovare le istruzioni, finirà per improvvisare; se invece è a portata di mano, quel documento diventa un gesto quotidiano.

Terza regola, piccoli passi e verifica rapida. Se lunedì decidi di ridurre di un minuto il set-up, venerdì misuri e scrivi il risultato: “-40 secondi”. Funziona? Rendi il cambio permanente. Non funziona? Provi la variante. Così il miglioramento continuo smette di essere uno slogan e diventa ritmo operativo.

Tutto questo viene anche detto "sistema di gestione"

A forza di mettere in pratica gli 8 processi ti accorgi che i fogli appesi, le check-list di controllo, il registro tarature aggiornato e la riunione veloce del venerdì non sono pezzi sparsi.

Formano un sistema più complesso che ti aiuta a gestore le attività: descrivono come gestisci materie prime, processi, persone, reclami, strumenti.

Senza chiamarlo, hai di fatto creato lo scheletro di un metodo riconosciuto in tutto il mondo.

Quel metodo ha un nome, “sistema di gestione”, che suona formale, ma in realtà fotografa il buon senso organizzato: chi fa, cosa fa, con che attrezzi, con che misura, come corregge.

È lo stesso oggetto che il tuo cliente più importante pretende da te, senza nominarlo.

Riconoscere di averne già creato una buona parte ti dà un vantaggio psicologico: non parti da zero, e parli la lingua del tuo cliente.

Usa gli standard più riconosciuti, anche dal tuo cliente

ISO 9001 è la traduzione universale del concetto “le mie 8 azioni (il mio sistema di gestione) garantiscono la soddisfazione del mio cliente”.

Perché mai dovresti costruire un sistema di gestione pensandolo da zero, quando tutto il mondo è abituato ad un linguaggio specifico e ad una mappa completa?

Inoltre, i requisiti norma sono la sintesi di tutte le buone pratiche gestionali che si sono dimostrate tali in centinaia di anni di storia delle imprese.

E' il succo del succo, la mappa definitiva delle attività che dovresti padroneggiare come imprenditore. La tua Bibbia (senza diventare troppo mistici).

Quando la padroneggerai, le domande del cliente non saranno più impreviste, ma semplici richieste di prove che hai già in tasca. Anticiperai il tuo cliente su tutti gli aspetti che gli interessano (controlli, standard produttivi, attività di miglioramento....).

E quando invierai un preventivo a un buyer tedesco, la sigla ISO 9001 nel profilo fornitore eviterà lunghe trattative: starai comunicando che parli il suo stesso dialetto operativo.

Per una micro o piccola impresa la certificazione diventa anche una fondamentale leva interna. Aiuta a fissare ruoli, a tenere la memoria delle attività da svolgerei quando un operaio esperto va in ferie o si licenzia, a ridurre gli scarti (hai imparato che per ogni deviazione da obiettivi e requisiti crei con la tua quadra una azione di miglioramento).

Meno imprevisti, più margine, meno concorrenti (se non ti accontenti del certificato, ma cerchi il continuo e reale miglioramento delle 8 azioni che hai conosciuto).

I criteri per farti aiutare

Che tu voglia raggiungere la certificazione ISO 9001 o semplicemente attivarti per seguire le 8 azioni che ti ho suggerito, probabilmente ti farà comodo un aiuto. E ti metterai a cercarlo.

Sul mercato troverai diverse tipologie di supporto:

1. consulenze,

2. KIT documentali pronti,

3. corsi online,

4. software pronti all'uso.

Credo sia utile per te attingere alla mia esperienza diretta per identificare i criteri di scelta del prodotto o servizio che più ti interessa,

Fortunatamente per te sono consulente ISO da oltre 20 anni (ne ho viste parecchie) e la mia azienda è certificata da molti anni ISO 9001, questo è il mio pane quotidiano :) .

Ecco allora i 11 criteri per identificare il partner e il servizio più adeguato per implementare le 8 azioni (fino ad arrivare alla certificazione ISO 9001 se vorrai):

1. Prodotti o servizi collaudati sul campo. Cerca il supporto di servizi o prodotti usati davvero sul campo, in aziende simili alla tua. Sul mercato troverai consulenti con molta esperienza, ma che non hanno mai visto una azienda come la tua, modelli di procedure e modulistica molto eleganti, ma poco utili alla tua causa, software generici che vanno bene in tutte le aziende e quindi utili a nessuna azienda. Cerca il supporto di chi ha già costruito i processi in officina o comunque in aziende simili alla tua. Pretendi questa competenza specifica.

   
   

2. Il calzolaio deve avere le scarpe aggiustate. Diffida da chi supporta le imprese nella certificazione e non è a sua volta certificato. Sarebbe come avere un dietista in sovrappeso. Vai da chi fa ciò che insegna, sopratutto su se stesso.

   
   

3. Alta competenza pratica. Chi ti aiuterà è bene sia esperto di buone pratiche aziendali come il Lean Management, il Six Sigma, il metodo OKR. Non basta conoscere i requisiti della norma; servono competenze concrete da utilizzare sul campo per ridurre i tuoi tempi morti, scarti e costi.

   
   

4. Garanzia totale. Pretendi una clausola “certificato o rimborsato”: se l’audit non passa per colpa della metodologia, il rischio economico deve ricadere su chi ti ha venduto il servizio. Certificarsi è semplice e banale, creare un sistema che ti aiuti per davvero a migliorare continuamente è il vero obiettivo.

   
   

5. Metodo che indirizza, non ingessa. Ti servono indicazioni passo-passo che lascino spazio alle particolarità della tua azienda, non soluzioni pre-stampate adatte a tutti (e quindi a nessuno). Evita consulenti che in poche giornate ti consegnano pacchi di procedure già pronte, sarà solo un costo per te. Lo scopo è ritaglaire il sistema su misura della tua azienda.

   
   

6. Esperienze di successo, soprattutto su sistemi integrati. Ogni caso di successo che il tuo partner può mostrarti è una prova che i suoi prodotti e servizi funzionano anche in contesti diversi dal tuo. Cerca le esperienze passate, i casi studio, i feedback su Trustpilot, spulcia i curriculum.

   
   

7. Collaborazione sul campo con enti riconosciuti. Cerca partner che siano abituati da anni a collaborare con gli organismi di certificazione più importanti; la loro esperienza ti farà comodo in fase di certificazione e il fatto che non si "alleino a piccoli enti di periferia" ti mostrerà la loro reale competenza.

   
   

8. Guarda al futuro. La carta è già morta. E se non te ne occupi prima o poi sparirai, perché non sarai competitivo. Quando scegli un partner che ti aiuti nella costruzione delle 8 azioni, cerca quello che ti garantisce di poter costruire il sistema con nuove tecnologie. Magari oggi non ti serve, ma dopodomani? Meglio evitare di ricominciare da zero, appena il cliente ti chiede di allinearti a processi più innovativi.

   
   

9. Esperienza sui sistemi integrati. E' sempre più importante rimanere al passo con la sostenibilità. Il tuo cliente, da un giorno all'altro potrebbe richiederti una certificazione ambientale o sociale. Se non stai attento finirai per ricoprirti di proceure doppie e carta infiita. Ne sarai sommerso. Per evitarlo assicurati che il tuo partner sia esperto nell'integrazione dei sistemi di gestione (qualità, ambiente, sicurezza, energia). Se sei interessato a KIT pronti, comprali già integrati, ottimizzerai da subito i processi.

   
   

10. Scegli un metodo, non un risultato. Se scglierai il parner che costruirà processi e attività per conto tuo, farai il passo sbagliato. il Sistema che deve nascere ha bisogno proprio di te, della tua conoscenza e della conoscenza della tua squadra. Hai bisogno di un partner che ti indichi la strada non che la faccia al posto tuo. Il mio sistema l'ho creato insieme ai miei collaboratori (bella forza, dirai, è il tuo lavoro). Tuttavia abbiamo conosciuto decine di esempi di aziende che hanno deciso di seguire i nostri consigli e hanno scelto di fare la strada indicata da noi, invece di farla percorrere a terzi, al posto loro,

    
    

11. Servizi e prodotti ONLINE. Che stu scelga una consulenza o un prodotto la scelta online risulta vincente per diversi motivi: costi inferiori a parità di qualità (non ci sonocostose trasferte), capacità di risposta immediata, feedback dei clienti visibili, prezzi trasparenti (zero sorprese), segmentazione e ottimizzazione dei tempi (i consulenti in presenza chiedono giornate intere per ottimizzare, online puoi fare anche interventi di poche ore).

    
    

Con questi 11 criteri verifichi subito se il partner che hai di fronte offre solo carta o un sostegno concreto capace di guidarti verso il miglior risultato: un sistema di gestione costruito sui tuoi processi, che ti aiuta a gestire l'azienda, a migliorare e a lavorare di meno e meglio.

Puoi anche fare un test, se usi l'intelligenza artificiale. Copia e incolla gli 11 criteri in ChatGPT per esempio e chiedi che ti cerchi in rete partner che li soddisfino tutti, potrai chiedere i tuoi primi preventivi.

Se li trovi tutti in una unica offerta, avrai tra le mani lo strumento per passare dalla gestione “a vista” a un insieme di attività che parlano la lingua del tuo cliente più importante, e ti permetteranno di mantenere altissima la sua fiducia nei confronti della tua impresa.

Il valore più importante per il tuo business,

Se hai bisogno di supporto per applicare quanto hai imparato, prenota una call, è gratis.

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